Accessibility tools

Nainen näppäilemässä älypuhelinta edessään tietokone ja Kaltion sininen Smart Tracker.

Kerroimme aiemmin blogissamme mikä on GDPR ja saako työntekijää paikantaa. Tässä blogissa pureudumme vielä syvemmälle henkilöiden paikannukseen työpaikalla lain näkökulmasta. Millaisissa tilanteissa työntekijöitä saa paikantaa? Mitä työnantajan tulee muistaa ottaessaan käyttöön henkilöpaikannusta? Miksi työntekijän suostumusta ei voida käyttää perusteena paikannukselle?  

Haastattelimme työntekijän sijaintitietojen käsittelystä gradun tehnyttä lakimiestä Markus Malmivaaraa. Markus kertoo mitä lakeja sovelletaan, kun paikannetaan henkilöitä työpaikalla ja jakaa vinkkinsä henkilöpaikannusta käyttöön ottavalle.

GDPR, työelämän tietosuojalaki ja yhteistoimintalaki ohjaavat työntekijän paikannusta työpaikalla  

Kerrataan ensin, mitä tarkoittaa GDPR ja miten se vaikuttaa henkilöiden paikannukseen työpaikalla. Lakimies Markus Malmivaara tiivistää asian näin: 

“Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus, josta käytetään vakiintuneesti myös lyhennettä GDPR, on sen hyvin laajan soveltamisalan vuoksi keskeinen ja työntekijän yksityisyyden kannalta tärkein henkilötietojen käsittelyä koskeva säädös. GDPR:n merkittävyyteen vaikuttaa olennaisesti sen EU-oikeudellinen asema ja sitä tukeva Euroopan unionin tuomioistuimen oikeuskäytäntö. Tiivistetysti EU:n asetuksella on välitön oikeusvaikutus jäsenvaltioissa ja normihierarkiassa se syrjäyttää ristiriidassa olevan kansallisen säännöksen. GDPR koskee muutamin rajatuin poikkeuksin kaikkea henkilötietojen käsittelyä ja siten myös suoraan työntekijöiden paikantamiseen liittyviä tietosuojakysymyksiä.” 

Kun Kaltion asiakas ottaa käyttöön henkilöpaikannusta esimerkiksi rakennustyömaalla, on GDPR ensisijainen säädös jota paikantamiseen liittyvään henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan. GDPR:n, eli EU:n tietosuoja-asetuksen lisäksi työntekijän paikannuksessa sovelletaan työelämän tietosuojalakia sekä yhteistoimintalakia. Sääntelyä noudattaakseen työnantajan tulee valmistella tietosuojadokumentaatio sekä täyttää mahdollinen YT-velvoite ennen työntekijöiden paikannusta ja siihen liittyvää henkilötietojen käsittelyä. 

“Merkittävin tietosuojadokumentaatio työntekijän sijaintietojen käsittelystä syntyy tietosuoja-asetuksen perusteella. Ennen käsittelytoimia tehdyllä kirjallisella dokumentaatiolla työnantaja pystyy osoittamaan tietosuojavaatimusten huomioimisen ja noudattamisen. Dokumenteista keskeisimpänä on työntekijän informoimisen ja tietosuojaselosteen ohella vaikutustenarvionti, jolla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä. 

Kansallisesta työelämän tietosuojalaista johdetaan työntekijän tekniseen valvontaan liittyvä YT-velvoite ja yhteistoimintalaista sen soveltamisala sekä YT-velvoitteen sisältö, Markus kertoo.  

Miksi työntekijän suostumus ei ole pätevä henkilötietojen käsittelyperuste?

Markuksen gradun tuloksena keskeistä oli se, ettei työntekijän suostumusta tule käyttää paikantamiseen liittyvien henkilötietojen käsittelyperusteena. Tämä johtuu siitä, että työntekijän ja työnantajan välinen suhde ei ole lähtökohtaisesti tasa-arvoinen. GDPR asettaa pätevälle suostumukselle useita vaatimuksia, joiden mukaisesti suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Vapaaehtoisuus liittyy aina tosiasialliseen ja aitoon vapauteen antaa suostumus.  Jotta suostumusta voitaisiin käyttää työsuhteessa henkilötietojen käsittelyperusteena, tulisi työntekijällä olla aidosti objektiivisesti vapaus valita oman tahtonsa mukaisesti.  

Työntekijän suostumus ei ole tyypillisesti pätevä käsittelyperuste myöskään siksi, että työntekijä on taloudellisesti riippuvainen työnantajasta ja kieltäytyminen esimerkiksi paikannustekniikan hyödyntämisestä työsuhteessa voi johtaa työntekijän kannalta negatiivisiin seurauksiin. Markus perustelee suostumusvaatimusta seuraavasti:  

“Suostumusvaatimus perustuu kansalliseen sääntelyyn ja sen tulkintaan. Oma tulkintani on, ettei työnantajan direktio-oikeuteen perustuvaan henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi työn yleiseen resursointiin tai työntekijäjoukkoa koskevaan työn tehostamistavoitteeseen tulisi soveltaa työntekijän suostumusta. Olennaisinta on kuitenkin se, ettei suostumusta käytetä työntekijän paikantamisesta syntyvien henkilötietojen käsittelyperusteena. Vallitseva viranomaisohjeistus lähtee edelleen työntekijöiden suoran paikantamisen osalta työntekijältä vaadittavasta suostumuksesta, joka tekee nykyisestä oikeustilasta epäselvän. Erillisestä GDPR:n ulkopuolelle jäävästä työntekijän suostumuksesta päättäminen  on valitettavasti tällä hetkellä yksittäisen työnantajan vastuulla.

Viranomaisohjeistuksen noudattaminen on yleisen riskienhallinnan näkökulmasta usein suositeltava menettelytapa, mutta sillä ei tule vaarantaa esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn laillisuutta. Tiivistetysti ohjeenani on erillinen työntekijän suostumus, mikäli tähän valitsevan ohjeistuksen mukaisesti päätyy ja paikantamiseen liittyvän henkilötietojen käsittelyn erikseen arviointi GDPR:n vaatimusten mukaisesti.  

Nykyisessä työntekijän paikantamiseen liittyvässä ja edelleen tarjolla olevassa viranomaisohjeistuksessa on samoja elementtejä kuin kansallisessa verkkosivujen ja mobiilipalveluiden evästekäytäntöjen tulkinnassa ja ohjeistuksessa, joka oli pitkään sekava ja EU-oikeuden vastainen. Soft law-ohjeistukselle annetaan kansallisesti toisinaan myös tarpeettoman suurta ja kritiikitöntä painoarvoa suhteessa nimenomaiseen lainsäädäntöön. ” 

Puhelin jossa on esillä Kaltion applikaatio.

Tietosuoja-asetus edellyttää henkilötietojen käsittelyn olevan informoitua ja läpinäkyvää. Vaikka työntekijältä ei suostumusta paikannukseen pyydettäisi, tulee hänen olla käytettävästä tekniikasta, sen tarkoituksesta ja henkilötietojen käsittelyn sisällöstä tietoinen. Tätä vaatimusta täydentää kansallinen yhteistoimintalaki, joka edellyttää työntekijän teknisen valvonnan avointa käsittelyä YT-menettelyssä. Teknisen valvonnan määritelmä täyttyy tyypillisesti työntekijän paikantamisessa ja seikka on ehdottomasti huomioitava paikantamispalvelua suunniteltaessa. Markus kehottaa tulkinnanvaraisessa tilanteessa noudattamaan yhteistoimintavaatimuksia. 

Kaltio Technologiesin henkilöpaikannus ratkaisee työturvallisuuden ja työn resursoinnin ongelmia

Työntekijän paikannus lain näkökulmasta on arvioitava aina tapauskohtaisesti. Kaltio Technologies tarjoaa paikannusratkaisuja työntekijän työturvallisuuteen ja työn resursointiin liittyen, jolloin paikantaminen on perustellusti hyväksyttävää. Kaltion tarjoaman henkilöpaikannuksen avulla voidaan säästää aikaa ja rahaa sekä lisätä työturvallisuutta. Henkilöiden paikannuksen avulla asiakkaamme ovat esimerkiksi: 

Paikannuksen tapauskohtainen käyttö ja toteutus määrittää olennaisesti sitä onko paikkannuspalvelun avulla syntyvä data henkilötietoa vai ei ja näin ollen sen tarvitaanko erillistä tietosuoja- ja yt-prosessia. Esimerkiksi työntekijöitä tai muuta henkilöstöä työmaalla paikannettaessa ei tyyppillisesti synny henkilötietoa, mikäli laitteita ei ole nimetty tai yksilöity yksittäisen henkilön mukaan, käyttävien paikannuslaitteiden määrä on samalla alueella riittävän suuri, eikä paikannuksella kerättävä tai siihen yhdisteltävä data yksilöi paikannettavaa henkilöä. Paikannuksesta on joka tapauksessa syytä aina syytä avoimesti informoida henkilöstöä, vaikka saatu tieto olisikin anonyymiä.

Milloin henkilöpaikannus ei sitten olisi laillista? Markus Malmivaara kertoo, että jos kyseessä olisi yksittäisen työntekijän tarpeettoman kattava, tekniikalla saatavan hyödyn näkökulmasta perusteeton tai esimerkiksi muita kuin työntekijöiden työtehtävien direktio-oikeudelliseen ulottuvuuteen liittyviä tietoja paljastava paikantaminen,  ei sijaintitietojen avulla kerättävien henkilötietojen käsittely olisi lähtökohtaisesti mahdollista.  

“On hyvä muistaa, että esimerkiksi ammattiliittotoimintaan liittyvät mahdollisesti paikantamisella paljastuvat henkilötiedot luokitellaan tietosuoja-asetuksessa samaan luokkaan kuin henkilön terveystiedot ja niiden käsittely on mahdollista ainoastaan poikkeustilanteissa. Erityistä harkintaa ja perustelua vaatii myös paikantamisen käyttäminen esimerkiksi työajanseurantaan, joka ei tavanomaisessa työsuhteessa ole lähtökohtaisesti hyväksyttävää, Markus selventää.  

Lakimiehen vinkit henkilöpaikannuksen käyttöönottajalle

Lakipykälät voivat tuoda työnantajalle hämmentyneen olon henkilöpaikannusta käyttöönottaessa. Teenhän kaiken oikein ja lain mukaan? Kaltio Technologiesin henkilöpaikannusratkaisuja voi käyttää huoletta, kunhan arvioi ensin omaa tilanteensa tapauskohtaisesti ja muistaa muutaman asian. Paikannusratkaisumme ovat tarkoitettu työn resursointiin ja tehostamiseen, jolloin paikantaminen on perustellusti hyväksyttävää. Markus jakaa vielä lakimiehen ohjeet henkilöpaikannusta käyttöönottavalle työnantajalle: 

  • Käytä palvelunhankintaan vain yritystä, joka kykenee kuvaamaan palvelunsa läpinäkyvästi ja tarjoamaan perusteet tietosuojavaatimusten täyttämiselle. 
  • Ota palvelu käyttöön vasta kun tietosuojadokumentaatio ja tyypillisesti YT-menettely on tehty. 
  • Arvioi ja perustele tarve paikannuspalvelun käyttämiselle. 
  • Arvioi paikannukseen liittyvää henkilötietojen käsittelyä myös toiminnan aikana ja tee tarvittaessa muutoksia. 
  • Kerää ja käsittele vain tarpeellisia henkilötietoja. 
  • Käytä keräämiäsi henkilötietoja vain etukäteen määriteltyyn käyttötarkoitukseen. 
  • Säilytä henkilötietoja vain niiden käsittelyltä vaadittava minimiaika. 
  • Mikäli et ole varma käsitteletkö henkilötietoja vai et, noudata tietosuojasääntelyä. 
  • Tee paikannuspalvelun käyttämisestä täysin läpinäkyvä suhteessa työntekijöihin. Kerro saatavista hyödyistä ja informoi avoimesti ja selkeästi tekniikasta ja siihen liittyvästä henkilötietojen käsittelystä. 
  • Pidä ehdottomasti huoli siitä, ettei paikannuksella kerättävä henkilötieto ole arkaluontoista.  

 

Tarvitsetko henkilöpaikannusta työpaikalla? Ota yhteyttä, autamme mielellämme.  

Haluatko tietää lisää?